Ventajas de la Gestión Documental
March 25, 2022
Ventajas de la Gestión Documental
- Cumplimiento a la normatividad existente, evitando sanciones. Manejo de los archivos de acuerdo a la legislación según el Archivo General de Nación (Manuales, procedimientos, tablas de retención documental, tablas de valoración documental).
- Reducción de costos en la administración de los documentos.
- Minimización del riesgo de tutelas, demandas, derechos de petición por parte del usuario final.
- Optimización del talento humano en otras labores.
- Respuesta rápida y oportuna al usuario final.
- Control y seguridad de los documentos del archivo.
- Disminución de costos administrativos: el tiempo perdido en buscar documentos se traduce en tiempo productivo de trabajo. Disminuye el número de fotocopias e impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.
- Continuidad en los procesos: un imprevisto con su archivo físico o electrónico. puede paralizar la gestión de su empresa. Si esto sucede, su información estará almacenada electrónicamente en “back up” o archivos de seguridad.
- Aumento en la productividad.
Clasificación inteligente a partir de la digitalización
Resoluciones Importancia Cumplimiento Resoluciones Nos.20233300033617/23 y 20241300017767/24 de la Supervigilancia
Primero ten en cuenta.....
La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación.
Conoce un poco más sobre la Tabla de Retención Documental.
Creer que las tablas de Retención Documental están obsoletas es quizás porque no se tiene claro la función de la TRD o se está confundiendo con otro instrumento archivístico, ya que no hay ningún otro que la reemplace.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.
Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.
El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones.
