6 Datos sobre la Tabla de Retención Documental que tienes que conocer
March 25, 2022
6 DATOS SOBRE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL QUE TIENES QUE CONOCER
- La Tabla de Retención Documental es un instrumento archivístico que presenta el proceso de valoración documental previamente realizado
- En las TRD se registran los tiempos de retención de los documentos según su ciclo de vida
- No es la única solución a una inadecuada gestión documental, es un elemento más que apoya a la construcción y desarrollo de la Gestión Documental
- Una TRD sin aplicación se convierte en un adorno de la Gestión Documental, que servirá para mostrarse, pero que se desvalorizará al no aprovechar sus beneficios
- Es un instrumento archivístico de valoración y disposición final
- Los documentos que se relacionan en la TRD se hacen a partir de la estructura del Cuadro de clasificación Documental, es decir, por series y subseries documentales
Clasificación inteligente a partir de la digitalización
Resoluciones Importancia Cumplimiento Resoluciones Nos.20233300033617/23 y 20241300017767/24 de la Supervigilancia
Primero ten en cuenta.....
La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación.
Creer que las tablas de Retención Documental están obsoletas es quizás porque no se tiene claro la función de la TRD o se está confundiendo con otro instrumento archivístico, ya que no hay ningún otro que la reemplace.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.
Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.
El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones.
Conoce las ventajas de las gestión documental.
