¿Qué es Digitalizar?
March 24, 2022
¿Qué es Digitalizar?
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (Papel, video, película, Microfilm) en archivos digitales. Digitalizar no implica necesariamente eliminar los documentos en papel.
Tipos:
Digitalización con Fines Archivísticos
Puede llevarse a cabo para generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor informativo, histórico, científico o cultura.
Digitalización Probatoria
Asegura el cumplimiento de los términos legales establecidos para estos procesos.
Digitalización Certificada
Garantiza la integridad y no repudio de los documentos.
Ventajas de la Digitalización de Documentos
- Permite la consulta simultánea de la documentación
- Garantiza la disponibilidad de los documentos a largo plazo
- Apoya la gestión administrativa para la toma de decisiones
- Reduce el uso del papel
- Posibilita la reutilización de documentos para distintos procesos
- Agiliza los tiempos de respuesta a requerimientos de información
Clasificación inteligente a partir de la digitalización
Resoluciones Importancia Cumplimiento Resoluciones Nos.20233300033617/23 y 20241300017767/24 de la Supervigilancia
Primero ten en cuenta.....
La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación.
Conoce un poco más sobre la Tabla de Retención Documental.
Creer que las tablas de Retención Documental están obsoletas es quizás porque no se tiene claro la función de la TRD o se está confundiendo con otro instrumento archivístico, ya que no hay ningún otro que la reemplace.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.
Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.
El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones.
