Debes Conocer que son las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental) ya que estas detallan los tiempos de retención de los documentos en cada fase y si es necesario eliminarlos o transferirlos.

Los aspectos que deben verificarse antes de eliminar cualquier documento incluye su Disposición Final, la empresa evaluará los pasos a seguir para aquellos documentos cuyo período de conservación haya expirado. Hay 4 variables decisivas, son:

Conservación Total (CT)

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora.

Selección (S)

Luego de haber finalizado el plazo de vigencia de un documento, no deberá ser conservada en su totalidad para ello se conservan ciertos documentos de carácter representativo.

Microfilmación/Digitalización

En este paso se procede a trasladar el contenido de los documentos a archivos digitales

Eliminación

Después de estudiar y analizar el documento, la organización concluyó que el documento ya no funciona para la empresa. Como resultado, serán destruidos y la gestión de archivos se ha llevado a cabo con éxito