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El aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones:
Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos.
La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%. Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.
Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos.
La incorrecta organización de los archivos genera: