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Servicios

La creciente dependencia de la información en los procesos de toma de decisiones empresariales, ha llevado a un considerable aumento en los volúmenes de información, esto ha generado la necesidad de mantener organizada, segura y disponible esta herramienta (información) tan valiosa.

Es por esto, que la cultura archivística, ha tomado un papel protagónico en las empresas tanto públicas como privadas, permitiendo la implementación de un esquema ordenado y seguro de respaldo de la información según la Ley de Archivos 594 y demás normatividad vigente, al igual que la aplicabilidad de la herramienta 5´S.
 

Objetivos de un programa de gestión documental.


Sin embargo, el aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones:
Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos.

La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%. Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.

Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos.

  • Elevado costo de recuperación de los documentos.
  • Recuperación lenta de los documentos.
  • Uso indebido de los espacios físicos.
  • Pérdida y/o alterabilidad de los documentos.
  • Elevado número de copias innecesarias.
  • Archivos satélites.
  • Inexistencia de directrices documentales, procesos sin normalizar.
  • Resultado: baja productividad con unos costes para la empresa muy elevados.
 
ABS SOLUCIONES INFORMATICAS - Nuestros Clientes
 
 

Condiciones ideales de un sistema de archivo

  • Accesibilidad.
  • Rápida identificación del contenido.
  • Adaptabilidad y funcionabilidad.
  • Custodia del Documento.

Ventajas de la gestión documental

  • Cumplimiento a la normatividad existente, evitando sanciones. Manejo de los archivos de acuerdo a la legislación según elArchivo General de Nación (Manuales, procedimientos, tablas de retención documental, tablas de valoración documental)
  • Reducción de costos en la administración de los documentos.
  • Minimización del riesgo de tutelas, demandas, derechos de petición por parte del usuario final.
  • Optimización del talento humano en otras labores.
  • Respuesta rápida y oportuna al usuario final.
  • Control y seguridad de los documentos del archivo.
  • Disminución de costos administrativos: el tiempo perdido en buscar documentos se traduce en tiempo productivo de trabajo. Disminuye el número de fotocopias e impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.
  • Continuidad en los procesos: un imprevisto con su archivo físico o electrónico. puede paralizar la gestión de su empresa. Si esto sucede, su información estará almacenada electrónicamente en “back up” o archivos de seguridad.
  • Aumento en la productividad.
ABS SOLUCIONES INFORMATICAS - Ventajas
 

Problemas asociados al manejo de documentos en papel

  • Racionalizar y normalizar la documentación desde su producción hasta su destino final.

  • Considerar el manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

Gestión Documental

Ofrecemos un sistema de gestión documental integral que incluye la organización, captura y administración de archivos en sus diferentes fases (archivo de gestión, archivo central e histórico), atendiendo lo exigido por la normatividad vigente. Igualmente la Elaboraciòn de los Instrumentos Archivìsticos: PINAR, Tabla de Retenciòn Documental-TRD, Tabla de Valoraciòn Documental-TVD, Programa de Gestiòn Documental-PGD, Inventarios Documentales y la Aplicaciòn de los mismos en sus respectivos archivos,incluyendo la organizaciòn de Fondos Acumulados. Igualmente se brinda Capacitaciòn y Asesorìa en Procesos y Procedimientos de Gestiòn Documental.

Digitalizaciòn:

  • Captura de información por escaneo e importación de archivos.
  • Clasificación y estructura de información en base de datos.
  • Almacenamiento en medios ópticos o servidor de imágenes.
  • SOFTWARE Gestión Documental – Ventanilla Única.
  • Solución Completa: Base de datos, Servidor, Equipos, Escáner.
  • Soporte.
  • Mantenimiento.
ABS SOLUCIONES INFORMATICAS - Gestión Documental
 
 
 

Suministro de Papelería para Archivo:

Ofrecemos cajas No.12, No.4, carpetas, anchos en acrílico, estanterías, archivadores, escritorios, sillas.
 

Restauración de Documentos:

Aplicación de diferentes técnicas para la recuperación física de documentos, libros, etc.
 

Suministro de personal para digitación:

En diferentes modalidades de cobro (por registro, puesto de trabajo, horas).
 

Diseño de aplicativos de captura a la medida del requerimiento del cliente:

Contamos con personal técnico experto en sistemas con experiencia en diversos lenguajes de programación.
Recolección y organización física de información.
Alistamiento de los documentos a través de Mesas de Control.
 
 

Custodia y administración de archivos:

Prestamos el servicio de custodia de información, basado en el almacenamiento de documentos, garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.
Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes plazos de custodia (corto, medio y largo plazo).
Atención de sus requerimientos de consulta, enviando los documentos escaneados vía correo electrónico y/o físicos a sus instalaciones.
 

Captura de Datos (Grabación, OCR, Código de Barras):

Se cuenta con un centro de procesos debidamente dotado, que nos permite prestar los procesos de revisión, digitación y validación de la información por punteo o doble digitación de la misma.
 

Generación Reportes:

Entrega de la información en base de datos y generación de gráficos.

Eliminaciòn Documental:

.Recolecciòn y eliminaciòn fìsica de los archivos que carezcan de valores archivìsticos
 
ABS SOLUCIONES INFORMATICAS - Restauración de Documentos